Rekisteri- ja tietosuojaseloste Päiväkoti Unelma

Rekisterinpitäjä

Päiväkoti Unelma Iqra koulutus ja kehitys ry
Kirkonkyläntie 2
00700 Helsinki

Rekisterin nimi

Päiväkoti Unelman asiakasrekisteri

Rekisterin vastuu- ja yhteyshenkilö

Naima Guled, Päiväkoti Unelman johtaja naima.guled@paivakotiunelma.fi

Organisaation nimittämä tietosuojavastaava

Naima Guled

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Päiväkoti Unelman henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolakiin ja varhaiskasvatuslainsäädäntöön.

Rekisteröidyt ovat päiväkodin asiakkaita. Henkilötietoja käytetään asioiden hoitamiseen huoltajien kanssa, heidän tiedottamiseensa ja varhaiskasvatustoiminnan toteuttamiseen, kehittämiseen ja ylläpitämiseen ja varhaiskasvatuslainsäädännön asettamien vaatimusten täyttämiseen.

Näiden lisäksi asiakasrekisteriä käytetään välttämättömien tietojen lähettämiseen Varda-järjestelmään sekä palvelusopimuksen tuoma yhteistyö kaupungin ja Kelan kanssa.

Rekisterissä olevat henkilötiedot

Rekisteröidyt ovat päiväkodin asiakkaita ja asiakkaiksi hakeneita.

Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

• Lapsen nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite, allergiat, erityistarve, varahakijat, kuvaus-ja retkiluvat
• Huoltajan nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ammatti.
• Hakemustiedot ja palveluntarve
• Palveluntuottamiseen liittyvät päivittäiskirjaukset ja muut päiväkotitoiminnan järjestämisen kannalta oleelliset tiedot ja asiakirjat (mm. Vasut ja Leopsit).
• Asiakaspalaute
• Asiakasmaksua koskevat tiedot

Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot perustuvat lasten huoltajien antamiin tietoihin. Tiedon lähteitä ovat hakemus varhaiskasvatukseen, varhaiskasvatussopimus, sekä mahdollisesti muut käytössä olevat asiakassuhteeseen liittyvät lomakkeet.

Huoltajat ovat allekirjoituksellaan vahvistaneet tietojen paikkansapitävyyden.

Palveluiden toimeenpanoa koskevat tiedot syntyvät asiakkuuden aikana päiväkodin henkilökunnan kirjaamina.

Henkilötietojen luovutus

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman huoltajan suostumusta.

Huoltajan suostumuksella tietoja voidaan luovuttaa mm. terveydenhoitohenkilökunnalle, perusopetuksen opettajille, terapeuteille sekä psykologeille ja varhaiskasvatuksen erityisopettajille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Tietojen säilytysajat

Päiväkoti Unelma noudattaa lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista Päiväkoti Unelman toiminnan kannalta.

Henkilötiedot poistetaan viimeistään 3 vuotta perheen asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

Verkkosivuston palvelinalustasta vastaa Domainhotelli, www.domainhotelli.fi. Microsoft Excel ja Microsoft Word.

Paperiarkisto palvelu- ja/tai hoitosopimuksista

Paperiarkisto varhaiskasvatussuunnitelmista ja lapsen esiopetussuunnitelmista

Sähköinen aineisto: Tiedot tallennetaan word-, excel ja pdf-tiedostoissa, jotka on tallennettu suojattuun Google Drive -pilvipalveluun. Kansio on suojattu ja tiedostoihin on pääsy ainoastaan niillä työntekijöillä, keiden on toimenkuvansa puolesta tarpeellista saada tieto.

Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Oikeutettu henkilö hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan. Henkilökunta perehdytetään tietosuojaan ja henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn.

Manuaalinen aineisto: Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Aineisto hävitetään tietosuoja-aineiston vaatimalla tavalla.

Tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä itseään koskevien henkilötietojen tarkastuspyyntö, oikaista tietoja, pyytää tietojen rajoittamista tai poistamista, mikäli asialle ei ole lainmukaista estettä.

Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Päiväkoti Unelma toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä.

Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta.

Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan pidentää. Tällöin tiedotamme vastausajan pitenemisestä. Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia, päiväkoti voi kuitenkin periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, päiväkoti voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset

Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen

Henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.

Rekisterinpitäjällä on oikeus olla hyväksymättä tiedon oikaisemista, jolloin asiasta annetaan kirjallinen todistus, jossa on mainittu syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty.

Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetus art. 17)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin tietosuoja-asetuksen artiklan 17 momentin 1 edellytyksistä täyttyy.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole mm., jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai asiakasrekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetus art. 18)

Rekisteröidyllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetus art. 20)

Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Jos tietojenkäsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.

Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetus art. 21)

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Asiakasrekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy.

Rekisteriin liittyvät pyynnöt osoitetaan asiakasrekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee Päiväkoti Unelman henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.